Créer un événement ou une entrée

eDécouvrez dans cet article comment créer un nouvel événement/entrée grâce au système de billets e-guma.

Sélectionnez dans le menu de votre système de billets e-guma Événements -> Modifier ou Entrée -> Modifier

Dans cet article

Les différences expliquées brièvement

Evénements

  • Les événements peuvent être créés comme des événements normaux ou avec un plan de salle.
  • Les billets pour les événements sont valables à une date précise.
  • Le nom de l'acheteur est imprimé sur la présentation du billet.
  • Les contingents peuvent être stockés pour des événements.
Aperçu des événements

Sélectionnez dans le système de billets e-guma Événements -> Modifier pour ouvrir la page de présentation de l'événement. Choisissez grâce au menu déroulant à gauche entre tous les événements et entrées à venir ou passés.

S'il existe des catégories pour les événements qui contiennent au moins un événement actuel, vous pouvez également filtrer la liste selon ces catégories. Ainsi, seuls les événements actuels de la catégorie sélectionnée sont affichés. Les catégories sans événements ou avec uniquement des événements passés ne sont pas disponibles.

Entrées

  • Les entrées peuvent être créées comme des entrées normales ou avec un calendrier.
  • Les billets d'entrée sont émis par défaut sans date, ils sont valables dans e-guma à n'importe quel jour. Si l'entrée est créée avec un calendrier, les tickets sont fournis avec la date de validité.
  • Par défaut, le nom de l'acheteur n'est pas affiché pour les billets d'entrée. Vous apprendrez ici comment insérer le nom dans le texte de description du billet.
  • Par défaut, aucun contingent n'est stocké pour les billets d'entrée. Tant qu'un billet d'entrée est publié, il peut être acheté. Si l'admission est créée avec un calendrier, des quotas peuvent être stockés.
Aperçu des entrées

Sélectionnez dans le système de billets e-guma Entrées -> Modifier pour ouvrir la page de présentation des entrées. Vous pouvez voir ici si une entrée est publiée, si elle est affichée sur la page d'accueil du boutique en ligne et quelles catégories sont attribuées. Vous trouverez ici comment déterminer l'ordre des entrées dans le boutique en ligne.

       

Créer un événement/une entrée

Sélectionnez dans le système de billets e-guma  Événements -> Modifier ou Entrée -> Modifier et cliquez sur le bouton bleu  Ajouter.

Titre

Donnez un titre à votre événement/entrée dans les langues de votre choix (découvrez ici comment ajouter ou supprimer une langue).

Début de l'événement

Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Entrez la date et l'horaire de l'événement. Si vous entrez 00:00, l'heure sera masquée dans la boutique en ligne et lors de l'impression du billet.

Une fois les billets émis pour votre événement, il n'est normalement plus possible d'en modifier la date. Si vous souhaitez tout de même en modifier la date, cliquez sur le lien  Changer quand même?

Sur la page d'accueil de la billetterie

Cette fonction s'applique uniquement aux entrées, et non aux événements.

Cette fonction est activée par défaut. Si vous affectez l'entrée à une catégorie, vous pouvez déterminer si vous voulez supprimer l'entrée de la page d'accueil dans la boutique de tickets. En savoir plus.

Catégories

Apprenez à créer des catégories dans la boutique en ligne :

-> Événements
-> Entrées

Description dans la boutique en ligne

Ajouter une description pour la boutique en ligne à votre événement/entrée. Découvrez ici comment ajouter Google Maps à votre description.

Placeholder dans la boutique en ligne
Vous pouvez utiliser les deux caractères génériques suivants dans la description pour indiquer le nombre de places encore disponibles :
Nombre de participants {{CurrentCountAttendees}}
Contingent {{MaxCountAttendees}}

Description sur le billet

Entrez une description qui sera imprimée avec le billet.

Placeholder sur la description du billet
Vous pouvez utiliser les espaces réservés suivants pour que leurs valeurs soient imprimées sur le billet:
  • {{order_date}} - date de la commande
  • {{note}} - commentaire des clients
  • {{first_name}} - prénom (selon la commande ou, en cas d'utilisation, à partir de questions par ticket)
  • {{last_name}} - nom (selon la commande ou, en cas d'utilisation, à partir de questions par ticket)
  • {{company}} - entreprise (selon la commande ou, en cas d'utilisation, à partir de questions par ticket)
  • {{start_date_and_time}} - date et l'heure de début du billet
  • {{start_date}} - date de début du billet
  • {{start_time}} - l'heure de début du billet
  • {{ticket_type_name}} - type de billet
  • {{valid_until}} - validité du billet
  • {{order_lines}} - liste de billet de la commande
  • {{greeting}} - salutation à la fin
  • {{dear}} - salutation
  • {{skidata_permission_serial_number}} - Permission Serial Number de Skidata

Image

Sélectionnez l'image de votre choix pour votre événement/entrée (largeur min. 800 px). Elle sera utilisée dans la boutique en ligne ainsi que pour l'impression du billet.

Contingent

Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Découvrez ici comment configurer des quotas de billets.

Validité à partir de la date d'émission

Cette fonction s'applique uniquement aux entrées, et non aux événements.

Indiquez la durée de validité à partir de la date d'émission d'un billet d'entrée : Le billet peut être utilisé (enregistré) pour une durée illimitée ou pour une durée limitée, que vous pouvez définir en jours, mois ou années.

Types de billets

Cliquez sur le bouton  Ajouter un billet, pour créer une catégorie de prix.

Nom et prix

Donnez une description et un prix à votre catégorie de prix.

Commentaire dans la boutique en ligne (facultatif)

Vous pouvez ajouter un commentaire aux types de billets. Il sera affiché dans la boutique en ligne. Veuillez noter que le commentaire n'apparaîtra que dans la boutique en ligne (et pas sur le billet imprimé).

Cacher des types de billets dans la boutique en ligne

Si vous ne souhaitez vendre certains types de billets que de manière locale, activez l'option  Masqué dans de la boutique en ligne.

Grâce à cette fonction, les billets cachés pourront ensuite être activés grâce à un code promo. Découvrez-en plus.

Impression du billet

Cliquez sur Impression du billet pour pouvoir procéder aux adaptations de l'impression du billet.

Masquer le prix sur le billet

Cochez cette case si vous souhaitez masquer le prix du billet pour le type de billet sélectionnée. Nous vous montrons ici comment vous pouvez cacher le prix du billet par la suite si vous avez déjà émis une commande de billets.

Description personnalisée sur le billet

Souhaitez-vous une description individuelle pour chaque type de billet? Activez cette fonction et saisissez une description. Si vous ne saisissez pas de description, la description que vous avez saisie ici sera reprise par défaut.

Image d'arrière-plan personnalisé sur le billet

Souhaitez-vous une image d'arrière-plan personnalisée sur le billet pour chaque type de billet? Activez cette fonction et téléchargez une image individuelle.

Check-in

Cliquez sur Check-in et saisissez la fréquence à laquelle le billet peut être enregistré. Normalement, un billet est enregistré une seule fois par événement. Pour les événements plus importants où un billet est valable pour plusieurs points d'enregistrement, il est conseillé d'ajuster le nombre d'enregistrements en fonction des points d'enregistrement. Pour plus d'informations sur les positions d'enregistrement, consultez cet article. 

Délai d'attente pour un nouveau check-in

Pour les options Check-ins multiples et Check-ins illimités, vous pouvez définir un délai d'attente en minutes, en heures ou pour le reste de la journée avant que le même billet puisse être à nouveau enregistré. 

Avancé

Cliquez sur Avancé pour pouvoir procéder à d’autres adaptations.

Nombre minimum/maximum de billets par type de billet

Saisissez éventuellement pour le type de billet le nombre minimum et maximum de billets souhaités par commande dans la boutique en ligne. Sélectionnez l'option  Nombre 0 sélectionnable, si le zéro peut également être sélectionné. Cette option apparaît seulement si un nombre minimum est inséré.

Nombre de personnes par billet

Ce paramètre détermine le nombre de personnes que comprend un billet. Par défaut, un billet réduit la disponibilité d'un événement de un. Vous pouvez indiquer ici, en option, si cette valeur doit être plus élevée, par exemple pour les billets de famille, ou nulle, par exemple pour les prestations supplémentaires. 

Cette fonction s'applique uniquement aux événements avec les deux variantes contingentes Maximum pour l'événement et Pools de contingents. Cette fonction n'est pas prise en charge pour la variante contingentée Maximum pour les types de billets ainsi que pour les événements avec un plan de salle.

Début et fin de la vente
Vous pouvez définir ici à partir de quand et jusqu'à quand une variante de billet doit être disponible dans la boutique en ligne et pour des points de vente externes. Les utilisateurs internes peuvent émettre des billets sur place à tout moment.
Afin de voir rapidement dans quelle période les variantes de billets sont disponibles, la date de début et de fin est affichée dans la liste des variantes de billets. 
Tags par type de billet

Ajoutez des tags si vous souhaitez catégoriser les variantes de tickets à des fins internes ou pour l'échange de données via une interface.

Tag Fonction
Hide-for-external-sales-locations Ce tag garantit que le type de billet n'apparaît pas dans les points de vente externes.
Older-than-16 Les acheteurs de ce type de billet doivent avoir au moins 16 ans. L'âge peut varier.
Younger-than-16 Les acheteurs de ce type de billet doivent avoir moins de 16 ans. L'âge peut varier.
Calendar-n-orders-per-slot Ce tag définit qu'une seule commande par créneau est possible pour un type de billet.
Online-shop-activate-invoice Ce tag rend la facture disponible pour ce type de billet. La facture doit être activée dans les paramètres du système de billetterie.
Only-even-quantity Ce tag permet de définir, au niveau d'une variante de billet, que seul un nombre pair de billets peut être acheté. Actuellement, ce tag n'est supportée que dans la boutique en ligne pour les événements normaux.
Activer, copier et supprimer les types de ticket
Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver, éditer, copier ou supprimer certaines types de billets. Vous pouvez également modifier à volonté l’ordre des différentes variantes.

TVA

Sélectionnez le taux de TVA adapté à votre événement/entrée.

TVA Séparation
Si l'événement/entrée comporte plusieurs taux de TVA, sélectionnez Par type de billet.
Vous pouvez maintenant saisir le taux de TVA approprié pour les différents types de billets.

Si un type de billet contient plusieurs taux de TVA, sélectionnez jusqu' à Trois taux de TVA. Définissez maintenant le montant et le taux de TVA pour chaque part.

Publié

Vérifier la bonne mise en page du texte et des images pour l'impression du billet (bouton bleu  Aperçu du billet) ainsi que dans la boutique en ligne (bouton Shop dans le header).

En ligne et local

Le choix En ligne et local, vous permet de décider où vendre les billets pour votre événement/entrée.

Masqué dans la boutique en ligne

Vous avez la possibilité de masquer les événements/entrées de votre boutique en ligne. Cliquer sur URL direct est le seul moyen d'attendre l'événement/entrée. Vous pouvez alors l'envoyer à votre public cible.

Clôturer la vente en ligne à une date choisie
Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.
Si vous souhaitez que les ventes en ligne soient clôturées un certain temps avant le début de l'événement, vous pouvez définir ceci individuellement ici. Entrez le nombre de jours avant l'événement et l'heure exacte. Si la billetterie en ligne est fermée, l'événement continuera à être répertorié. Sur la page de détail, cependant, il est indiqué que les billets ne peuvent plus être achetés. La vente locale est encore possible.

Ventes de la billetterie uniquement
Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Le choix Ventes de la billetterie uniquement affiche le message suivant lorsqu'un client clique sur l'événement dans la boutique en ligne: "Vente en ligne plus disponible pour cet événement. Billets disponible à la caisse du soir". 

Local

Le choix Local vous permet de ne vendre vos billets que localement. L'événement/entrée n'apparaît pas dans votre boutique en ligne.

     

Paramètres avancés

Sélectionnez dans le système de billets e-guma  Événements -> Modifier ou Entrée -> Modifier. Sélectionnez un événement/une entrée et cliquez sur le bouton gris Afficher les paramètres avancés.

Nombre min./max. de billets par commande effectuée dans la boutique en ligne

Vous pouvez aussi définir un nombre minimal/maximal de billets par commande effectuée dans la boutique en ligne.

Organisateur externe

Activez le champ Organisateur externe si l'événement est réalisé par un organisateur externe. Dans ce cas, le numéro de TVA et le nom de l'organisateur externe doivent figurer sur le reçu/facture.

Cette option n'est actuellement disponible que pour les clients suisses.

Organisateur et Lieu

Vous avez la possibilité de modifier les paramètres par défaut des champs Organisateur et Lieu.

Notification de commande

Découvrez ici comment être informé de nouvelles commandes ou d'annulations.

Envoyer automatiquement la liste des participants

Découvrez ici comment configurer l'envoi automatique par e-mail d'une liste des participants avant l'événement, et à quel moment. 

Notification de disponibilité

Découvrez ici comment être notifié dès que votre événement est complet ou que la disponibilité passe en dessous d'une certaine limite. 

Espace des commentaires

Vous pouvez également autoriser vos clients à laisser un commentaire lors de la commande de leurs billets. Découvrez en plus sur l'espace de commentaires.

Billets personnalisé avec questions

Apprenez ici à ajouter des questions personnalisés à un événement/une entrée.

Image sur le billet imprimé

Vous pouvez ajouter un image sur le billet imprimé qui sera affiché sur la partie inférieure du billet imprimé. Les dimensions doivent être de 720 px x 630 px. Découvrez ici un exemple d'image sur le billet imprimé.

Vérifier la bonne mise en page du texte et des images pour l'impression du billet (bouton bleu  Aperçu du billet) ainsi que dans la boutique en ligne (bouton Shop dans le header).

Description sur le billet par type de billet

Si vous souhaitez une description différente sur l’impression du billet pour chaque type de billet, vous pouvez activer cette fonction ici.

Le champ de description sur le billet sera automatiquement désactivé.

Maintenant, cliquez sur les différentes types de billets (éditer les types de billets) et remplissez le champ Description sur le billet.  

Mention légale personnalisée à imprimer

Vous pouvez enregistrer une mention légale individuelle pour chaque événement/entrée :

La mention légale est imprimée sur la moitié supérieure du billet :

Si cette option reste désactivée, le texte par défaut enregistré sous Paramètres -> Système de billetts (décrit ici) s’affiche.

Utiliser votre propre e-mail de confirmation

Ici, vous pouvez personnaliser l’email de confirmation envoyé à vos clients individuellement selon vos souhaits. Utilisez les espaces réservés répertoriés pour votre objet et votre texte.

Joindre le PDF à l'e-mail de confirmation

Souhaitez-vous envoyer un PDF (prospectus ou brochure) au participant dans l’e-mail de confirmation? Vous pouvez alors activer la fonction et télécharger un fichier PDF par langue.

Aucun billet à télécharger

Si vous activez cette option,

Masquer la date des événements

Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Activez cette option si vous souhaitez masquer la date de l'événement dans e-guma. La date est masquée à tous les endroits pertinents, par exemple dans la boutique en ligne pendant tout le processus de commande, sur le ticket, dans l'e-mail de confirmation, dans le tableau de bord ou dans la gestion des commandes, etc. Cette fonction est particulièrement adaptée aux billets valables plusieurs jours, par exemple les abonnements à plusieurs événements avec la formule place assise.

Dans une catégorie d'événements regroupés par date, les événements dont la date est masquée apparaissent en haut.

Point de vente externe

Activez cette fonction si vous souhaitez que seuls certains points de vente externes soient autorisés à émettre des billets pour cet événement/cette entrée :

Si cette fonction est désactivée, tous les points de vente externes peuvent émettre des billets pour cet événement/cette entrée.
Si vous souhaitez qu'aucun point de vente externe ne puisse émettre de billets pour cet événement/cette entrée, activez cette fonction et laissez le champ vide.

Données des clients dans la boutique en ligne

Vous pouvez définir pour chaque événement ou entrée si le formulaire de check-out complet ou réduit doit être affiché dans la boutique en ligne :

Le formulaire complet comprend les champs Civilité, Prénom, Nom, Société (facultatif), Rue et numéro, Complément d'adresse (facultatif), Code postal, Ville, Pays, Téléphone et E-mail. Le formulaire réduit ne contient que les champs Civilité, Prénom, Nom et E-mail.

Pour les nouvelles entrées sans calendrier ou les entrées avec Skidata, le formulaire réduit est le paramètre par défaut.

Reporter ou annuler

Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Toutes les informations sur reporter ou annuler des événements se trouvent dans l'article de soutien FAQ - Reporter ou annuler des événements.

Tags par evénement / entrée

Créez ou ajoutez des tags de votre choix si vous souhaitez catégoriser les événements ou les entrées à des fins internes ou pour l'échange de données via une interface.

Tag Fonction
Ticket-hide-customer Ce tag masque le nom du détenteur du billet sur le billet.
Ticket-large-qr-code-only Ce tag masque le code-barres et affiche le code QR plus grand sous la section du billet.
Online-shop-deactivate-invoice Ce tag désactive la facture pour l'événement/l'entrée.
Online-shop-deactivate-online-payments Ce tag désactive le paiement en ligne pour l'événement/l'entrée.
Ticket-address-required Ce tag exige l'adresse pour chaque billet Skidata personnalisé.
Ticket-email-required Ce tag exige l'adresse e-mail pour chaque billet Skidata personnalisé.
Ticket-phone-required Ce tag exige le numéro de téléphone pour chaque billet Skidata personnalisé.
Seat-label-table-only Ce tag affiche uniquement la désignation de la table (par ex. Table 1) et aucune désignation de siège pour les billets avec plan de salle.
Online-shop-require-zip Ce tag exige le code postal si le formulaire abrégé est activé.
Online-shop-require-city Ce tag exige la ville si le formulaire abrégé est activé.
Online-shop-require-phone Ce tag exige le numéro de téléphone pour passer une commande.
Online-shop-require-country Ce tag exige le pays si le formulaire abrégé est activé.
Online-shop-show-company-address-field Ce tag affiche le champ de l'entreprise si le formulaire abrégé est activé.
Online-shop-hide-company-address-field Ce tag masque les champs d'adresse si le formulaire client régulier est activé.
Online-shop-activate-invoice Ce tag rend la facture disponible pour cet événement/cette entrée. La facture doit être activée dans les paramètres du système de billetterie.
Onlineshop-deactivate-voucher-redemption Ce tag empêche l'utilisation de bons comme méthode de paiement pour cet événement dans la boutique en ligne de billets.
Onlineshop-deactivate-organisation-voucher-redemption Ce tag empêche l'utilisation de bons d'organisation comme méthode de paiement pour cet événement dans la boutique en ligne de billets.
Backoffice-allow-7-days-in-the-past-to-issue-tickets Ce tag permet d'émettre des tickets pour des dates remontant jusqu'à 7 jours dans le back-office pour les entrées avec calendrier.
Only-send-order-notification-for-postal-delivery Dès que le tag est déposé lors d'une entrée avec Skidata, la notification de commande n'est envoyée lors d'une nouvelle commande que dans la mesure où au moins un ticket a été commandé avec le moyen d'envoi postal.
Allowed-zip-codes-1234-5678 Ce tag permet de définir les codes postaux autorisés pour les billets personnalisés SKIDATA.
Ticket-contact-search-deactivate Cette balise permet de désactiver la vérification des contacts pour les entrées personnalisées SKIDATA.
Notification-email-add-tickets Cette balise permet d'ajouter des billets en pièce jointe aux notifications de commande.
Ticket-delivery-postal Cette balise garantit qu'aucun billet n'est livré à l'acheteur dans la boutique en ligne. Au lieu de cela, les billets sont disponibles dans le back-office avec les commandes, où ils peuvent être téléchargés et envoyés.

Copier un événement

Sélectionnez dans le menu de votre système de billets e-guma Événements -> Modifier et sélectionnez un événement.

Vous souhaitez créer le même événement à différentes dates ou bien organiser de nouveau un événement? Ceci est possible via le bouton bleu Copier: l’événement ne doit être enregistré qu’une fois et peut être copié à la nouvelle date. Avec la fonction Copier, tous les paramètres tels que les catégories, les types de billets, les contingents de billets etc. sont automatiquement conservés.

Si vous travaillez avec les catégories: Assurez-vous avant de copier d'avoir correctement affecté l'événement à sa catégorie, afin que la catégorie soit également copiée. Dans le cas contraire, vous devrez affecter tous les événements manuellement.

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