Créer un événement ou une entrée

Découvrez dans cet article comment créer un nouvel événement/entrée grâce au système de billets e-guma.

Sélectionnez dans le menu de votre système de billets e-guma Événements -> Modifier ou Entrée -> Modifier

Dans cet article

Les différences expliquées brièvement

Evénements

  • Les événements peuvent être créés comme des événements normaux ou avec un plan de salle.
  • Les billets pour les événements sont valables à une date précise.
  • Le nom de l'acheteur est imprimé sur la présentation du billet.
  • Les contingents peuvent être stockés pour des événements.
Aperçu des événements

Sélectionnez dans le système de billets e-guma Événements -> Modifier pour ouvrir la page de présentation de l'événement. Choisissez grâce au menu déroulant à gauche entre les événements à venir ou les événements passés.

Entrées

  • Les entrées peuvent être créées comme des entrées normales ou avec un calendrier.
  • Les billets d'entrée sont émis par défaut sans date, ils sont valables dans e-guma à n'importe quel jour. Si l'entrée est créée avec un calendrier, les tickets sont fournis avec la date de validité.
  • Par défaut, le nom de l'acheteur n'est pas affiché pour les billets d'entrée. Vous apprendrez ici comment insérer le nom dans le texte de description du billet.
  • Par défaut, aucun contingent n'est stocké pour les billets d'entrée. Tant qu'un billet d'entrée est publié, il peut être acheté. Si l'admission est créée avec un calendrier, des quotas peuvent être stockés.
Aperçu des entrées

Sélectionnez dans le système de billets e-guma Entrées -> Modifier pour ouvrir la page de présentation des entrées. Vous pouvez voir ici si une entrée est publiée, si elle est affichée sur la page d'accueil du boutique en ligne et quelles catégories sont attribuées. Vous trouverez ici comment déterminer l'ordre des entrées dans le boutique en ligne.

       

Créer un événement/une entrée

Sélectionnez dans le système de billets e-guma  Événements -> Modifier ou Entrée -> Modifier et cliquez sur le bouton bleu  Ajouter.

Titre

Donnez un titre à votre événement/entrée dans les langues de votre choix (découvrez ici comment ajouter ou supprimer une langue).

Début de l'événement

Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Entrez la date et l'horaire de l'événement. Si vous entrez 00:00, l'heure sera masquée dans la boutique en ligne et lors de l'impression du billet.

Une fois les billets émis pour votre événement, il n'est normalement plus possible d'en modifier la date. Si vous souhaitez tout de même en modifier la date, cliquez sur le lien  Changer quand même?

Sur la page d'accueil de la billetterie

Cette fonction s'applique uniquement aux entrées, et non aux événements.

Cette fonction est activée par défaut. Si vous affectez l'entrée à une catégorie, vous pouvez déterminer si vous voulez supprimer l'entrée de la page d'accueil dans la boutique de tickets. En savoir plus.

Catégories

Apprenez à créer des catégories dans la boutique en ligne :

-> Événements
-> Entrées

Description dans la boutique en ligne

Ajouter une description pour la boutique en ligne à votre événement/entrée. Découvrez ici comment ajouter Google Maps à votre description.

Placeholder dans la boutique en ligne
Vous pouvez utiliser les deux caractères génériques suivants dans la description pour indiquer le nombre de places encore disponibles :
Nombre de participants {{CurrentCountAttendees}}
Contingent {{MaxCountAttendees}}

Description sur le billet

Entrez une description qui sera imprimée avec le billet.

Placeholder sur la description du billet
Vous pouvez utiliser les deux espaces réservés suivants dans la description pour imprimer la date de la commande ou  le commentaire saisi par vos clients dans la boutique en ligne sur le billet:
Date de commande {{order_date}}
Commentaire  {{note}}

Image

Sélectionnez l'image de votre choix pour votre événement/entrée (largeur min. 800 px). Elle sera utilisée dans la boutique en ligne ainsi que pour l'impression du billet.

Certificat Covid

Pour en savoir plus sur cette fonction, cliquez ici.

Contingent

Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Découvrez ici comment configurer des quotas de billets.

Durée de validité

Cette fonction s'applique uniquement aux entrées, et non aux événements.

Indiquez la durée de validité d'un billet d'entrée : Le billet peut être utilisé (enregistré) pour une durée illimitée ou pour une durée limitée, que vous pouvez définir en jours, mois ou années.

Types de billets

Cliquez sur le bouton  Ajouter un billet, pour créer une catégorie de prix.

Nom et prix

Donnez une description et un prix à votre catégorie de prix.

Commentaire dans la boutique en ligne (facultatif)

Vous pouvez ajouter un commentaire aux types de billets. Il sera affiché dans la boutique en ligne. Veuillez noter que le commentaire n'apparaîtra que dans la boutique en ligne (et pas sur le billet imprimé).

Cacher des types de billets dans la boutique en ligne

Si vous ne souhaitez vendre certains types de billets que de manière locale, activez l'option  Masqué dans de la boutique en ligne.

Grâce à cette fonction, les billets cachés pourront ensuite être activés grâce à un code promo. Découvrez-en plus.

Avancé

Cliquez sur Avancé pour pouvoir procéder à d’autres adaptations.

Masquer le prix sur le billet

Cochez cette case si vous souhaitez masquer le prix du billet pour le type de billet sélectionnée. Nous vous montrons ici comment vous pouvez cacher le prix du billet par la suite si vous avez déjà émis une commande de billets.

Nombre minimum/maximum de billets par type de billet

Saisissez éventuellement pour le type de billet le nombre minimum et maximum de billets souhaités par commande dans la boutique en ligne. Sélectionnez l'option  Nombre 0 sélectionnable, si le zéro peut également être sélectionné. Cette option apparaît seulement si un nombre minimum est inséré.

Nombre d'enregistrements par types de billets

Saisissez la fréquence à laquelle le billet peut être enregistré. Normalement, un billet est enregistré une seule fois par événement. Pour les événements plus importants où un billet est valable pour plusieurs points d'enregistrement, il est conseillé d'ajuster le nombre d'enregistrements en fonction des points d'enregistrement.

Nombre de personnes pour lesquelles le billet est valable
Par défaut, un billet est valable pour une personne. Ici, vous pouvez éventuellement préciser pour combien de personnes le billet doit être valable.

Cette fonction s'applique uniquement aux événements avec les deux variantes contingentes Maximum pour l'événement et Pools de contingents. Cette fonction n'est pas prise en charge pour la variante contingentée Maximum pour les types de billets ainsi que pour les événements avec un plan de salle.

Description personnalisée sur le billet

Souhaitez-vous une description individuelle pour chaque type de billet? Activez cette fonction et saisissez une description. Si vous ne saisissez pas de description, la description que vous avez saisie ici sera reprise par défaut.

Début et fin de la vente
Vous pouvez définir ici à partir de quand une variante de billet doit être disponible dans la boutique en ligne. Les billets peuvent être émis sur place à tout moment.

Afin de voir rapidement dans quelle période les variantes de billets sont disponibles, la date de début et de fin est affichée dans la liste des variantes de billets. 

Activer, copier et supprimer les types de ticket
Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver, éditer, copier ou supprimer certaines types de billets. Vous pouvez également modifier à volonté l’ordre des différentes variantes.

TVA

Sélectionnez le taux de TVA adapté à votre événement/entrée.

TVA Séparation
Si l'événement/entrée comporte plusieurs taux de TVA, sélectionnez Par type de billet.
Vous pouvez maintenant saisir le taux de TVA approprié pour les différents types de billets.

Si un type de billet contient plusieurs taux de TVA, sélectionnez jusqu' à Trois taux de TVA. Définissez maintenant le montant et le taux de TVA pour chaque part.

Publié

Vérifier la bonne mise en page du texte et des images pour l'impression du billet (bouton bleu  Aperçu du billet) ainsi que dans la boutique en ligne (bouton Shop dans le header).

En ligne et local

Le choix En ligne et local, vous permet de décider où vendre les billets pour votre événement/entrée.

Masqué dans la boutique en ligne

Vous avez la possibilité de masquer les événements/entrées de votre boutique en ligne. Cliquer sur URL direct est le seul moyen d'attendre l'événement/entrée. Vous pouvez alors l'envoyer à votre public cible.

Clôturer la vente en ligne à une date choisie
Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.
Si vous souhaitez que les ventes en ligne soient clôturées un certain temps avant le début de l'événement, vous pouvez définir ceci individuellement ici. Entrez le nombre de jours avant l'événement et l'heure exacte. Si la billetterie en ligne est fermée, l'événement continuera à être répertorié. Sur la page de détail, cependant, il est indiqué que les billets ne peuvent plus être achetés. La vente locale est encore possible.

Ventes de la billetterie uniquement
Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Le choix Ventes de la billetterie uniquement affiche le message suivant lorsqu'un client clique sur l'événement dans la boutique en ligne: "Vente en ligne plus disponible pour cet événement. Billets disponible à la caisse du soir". 

Local

Le choix Local vous permet de ne vendre vos billets que localement. L'événement/entrée n'apparaît pas dans votre boutique en ligne.

     

Paramètres avancés

Sélectionnez dans le système de billets e-guma  Événements -> Modifier ou Entrée -> Modifier. Sélectionnez un événement/une entrée et cliquez sur le bouton gris Afficher les paramètres avancés.

Nombre min./max. de billets par commande effectuée dans la boutique en ligne

Vous pouvez aussi définir un nombre minimal/maximal de billets par commande effectuée dans la boutique en ligne.

Organisateur externe

Activez le champ Organisateur externe si l'événement est réalisé par un organisateur externe. Dans ce cas, le numéro de TVA et le nom de l'organisateur externe doivent figurer sur le reçu/facture.

Cette option n'est actuellement disponible que pour les clients suisses.

Organisateur et Lieu

Vous avez la possibilité de modifier les paramètres par défaut des champs Organisateur et Lieu.

Notification e-mail à chaque nouvelle commande

Découvrez ici comment être informé de chaque nouvelle commande.

Espace de commentaires dans la boutique en ligne

Vous pouvez également autoriser vos clients à laisser un commentaire lors de la commande de leurs billets. Découvrez en plus sur l'espace de commentaires.

Billets personnalisé avec questions

Apprenez ici à ajouter des questions personnalisés à un événement/une entrée.

Image sur le billet imprimé

Vous pouvez ajouter un image sur le billet imprimé qui sera affiché sur la partie inférieure du billet imprimé. Les dimensions doivent être de 720 px x 630 px. Découvrez ici un exemple d'image sur le billet imprimé.

Vérifier la bonne mise en page du texte et des images pour l'impression du billet (bouton bleu  Aperçu du billet) ainsi que dans la boutique en ligne (bouton Shop dans le header).

Description sur le billet par type de billet

Si vous souhaitez une description différente sur l’impression du billet pour chaque type de billet, vous pouvez activer cette fonction ici.

Le champ de description sur le billet sera automatiquement désactivé.

Maintenant, cliquez sur les différentes types de billets (éditer les types de billets) et remplissez le champ Description sur le billet.  

Mention légale personnalisée à imprimer

Vous pouvez enregistrer une mention légale individuelle pour chaque événement/entrée :

La mention légale est imprimée sur la moitié supérieure du billet :

Si cette option reste désactivée, le texte par défaut enregistré sous Paramètres -> Système de billetts (décrit ici) s’affiche.

Utiliser votre propre e-mail de confirmation

Ici, vous pouvez personnaliser l’email de confirmation envoyé à vos clients individuellement selon vos souhaits. Utilisez les espaces réservés répertoriés pour votre objet et votre texte.

Joindre le PDF à l'e-mail de confirmation

Souhaitez-vous envoyer un PDF (prospectus ou brochure) au participant dans l’e-mail de confirmation? Vous pouvez alors activer la fonction et télécharger un fichier PDF par langue.

Aucun billet à télécharger

Souhaitez-vous envoyer un PDF (prospectus ou brochure) au participant dans l’e-mail de confirmation? Vous pouvez alors activer la fonction et télécharger un fichier PDF par langue.

Reporter ou annuler

Cette fonction s'applique uniquement aux événements, et non aux entrées.

Toutes les informations sur reporter ou annuler des événements se trouvent dans l'article de soutien FAQ - Reporter ou annuler des événements.

         

Copier un événement

Sélectionnez dans le menu de votre système de billets e-guma Événements -> Modifier et sélectionnez un événement.

Vous souhaitez créer le même événement à différentes dates ou bien organiser de nouveau un événement? Ceci est possible via le bouton bleu Copier: l’événement ne doit être enregistré qu’une fois et peut être copié à la nouvelle date. Avec la fonction Copier, tous les paramètres tels que les catégories, les types de billets, les contingents de billets etc. sont automatiquement conservés.

Si vous travaillez avec les catégories: Assurez-vous avant de copier d'avoir correctement affecté l'événement à sa catégorie, afin que la catégorie soit également copiée. Dans le cas contraire, vous devrez affecter tous les événements manuellement.