Check-in avec liste des participants

Découvrez dans cet article comment utiliser la liste des participants disponible dans votre système de billets e-guma pour l'organisation de votre événement.

In diesem Artikel

Qu'est ce qu'une liste des participants?
Exporter la liste des participants
Liste des participants pour les entrées avec calendrier
Envoyer automatiquement la liste des participant

Qu'est ce qu'une liste des participants?

Dans une liste de participants, toutes les commandes de billets d'un événement ou d'un entrée sont listées avec des détails. Dans votre système de billetterie e-guma, vous pouvez à tout moment créer des listes de participants pour les événements actuels et passés. Les listes de participants peuvent être utilisées aussi bien pour la planification des tables à l'avance que pour l'évaluation des événements a posteriori. C'est la variante d'enregistrement idéale lorsqu'il n'y a pas de connexion Internet possible sur le lieu du contrôle d'entrée.

Les détails suivants sont représentés dans la liste des participants, pour autant qu'ils soient disponibles pour le billet ou la commande en question :

Nom et prénom (à partir de l'adresse de commande ou des questions par billet)
Société (à partir de l'adresse de commande ou des questions par)
Date de naissance (à partir des questions par billet)
Numéro de téléphone (de l'adresse de commande)
Type de billet
Numéro de la commande
Date de la commande
Désignation de la place pour les événements avec plan de salle
Date choisie pour les entrées avec calendrier
Type de paiement et le montant de l'ordre (Si nécessaire, les codes de bon cadeau utilisés)
Commentaire interne
Commentaire client
Réponses aux questions
Commandes associées

Les billets sont répertoriés ensemble par commande dans la liste des participants. Pour les événements avec plan de salle et les événements ou les entrées avec questions, une entrée par billet est créée dans la liste des participants. Dans ce cas, lors du tri par date de commande, les tickets qui proviennent de la même commande sont affichés avec la même couleur de fond.

Actualité

La liste des participants s'actualise avec votre événement. Ainsi, le nombre de Check-in validés peut être suivi en direct. Dans le fichier PDF, les commandes dont tous les billets ont été validés sont cochées.

Exporter la liste des participants

Sélectionnez dans le menu du système de billets e-guma Participant -> Liste des participants.

Sélectionnez un événement et le mode de tri souhaité et exportez la liste des participants au format PDF ou Excel.

Export en format PDF

Les données contenues dans la version PDF de la liste des participants varient en fonction de la configuration de votre événement ou de votre entrée.

Si des données personnalisées sont disponibles par billet, elles sont reproduites. S'il n'y a pas de données personnalisées par billet, ce sont les données de l'acheteur qui sont utilisées.

Liste des participants au format Excel

La liste des participants au format Excel contient des informations supplémentaires sur le contrôle d'accès. La colonne Mode de paiement permet de déterminer si une commande correspond à une réservation et si le paiement doit donc être encaissé le jour de l'événement.

Lorsque les billets d'une commande figurent sur une seule ligne, la liste contient également les colonnes Rabais, Total et Bons cadeaux. Les colonnes Rabais et Bons cadeaux restent vides si la commande ne comporte respectivement aucun rabais ou aucun bon cadeau. La colonne Mode de paiement affiche le nom du mode de paiement. Le montant apparaît entre parenthèses dès que deux modes de paiement sont utilisés, par exemple une carte et un bon cadeau, ou lorsqu'un remboursement est effectué sur un autre mode de paiement.

Pour les événements avec un plan de salle et lorsque des questions sont posées par billet, chaque billet apparaît sur une ligne distincte et le mode de paiement indique toujours le montant.

Récapitulatif des variantes de billets

Les versions PDF et Excel de la liste des participants contiennent un récapitulatif des variantes de billets au début du document.

Outre le nombre de billets, le paramètre Nombre de personnes par billet est également pris en compte. Dès qu'une variante de billet parmi les billets émis présente une valeur différente de la valeur standard de 1, le Nombre de personnes est également indiqué dans le récapitulatif.

Si un billet comprend plusieurs personnes, le nombre réel de personnes est ajouté entre parenthèses, par exemple « Famille (4 personnes) ». Si un billet correspond à zéro personne, aucune information supplémentaire n'est affichée. Le nombre total de personnes est calculé en multipliant le nombre de billets par le nombre de personnes par billet. Les billets dont la valeur est définie sur zéro ne sont pas pris en compte dans le total.

Dans la liste PDF, le récapitulatif est affiché sous forme de texte, par exemple « 3x Billet journalier ».

Récapitulatif dans la liste Excel

Dans la liste Excel avec une ligne par commande, les informations Quantité, Variante de billet, Prix unitaire et Montant figurent dans des colonnes distinctes. Si une variante de billet a été vendue à deux prix différents, elle apparaît deux fois. Sous les variantes, la somme est indiquée sous la forme « Total des billets » ou « Total des personnes ». Viennent ensuite les lignes Rabais et Total dans la colonne Variante de billet. Rabais correspond à la somme de tous les rabais et est affiché sous forme de montant négatif. Total correspond à la somme des montants après déduction des rabais.

Le récapitulatif permet de consulter les données par variante de billet. Le total peut différer de la somme de la colonne Total des commandes si une commande comprend un montant retenu lors d'un remboursement partiel, une assurance ou une contribution climatique, ou si une variante de billet est exclue de la liste des participants.

Liste des participants pour les entrées avec fonction calendrier

Vous pouvez exporter la liste des participants soit pour des créneaux individuels (Date), soit pour toutes les réservations de billets (Période).

Dès que vous sélectionnez une entrée avec fonction calendrier, tous les créneaux vous seront affichés. Entre parenthèses, vous pouvez voir si des billets ont déjà été émis pour le créneau correspondant. Sélectionnez un créneau pour générer la liste des participants correspondante. Vous pouvez rechercher la liste des crénaux.

Si vous souhaitez créer une liste de participants sur plusieurs créneaux ou jours, veuillez sélectionner la Période souhaitée dans l’onglet correspondant.

Dans la liste des participants, ceux-ci sont triés par date de début. Pour un même créneau, le tri se fait par nom de famille.

Envoyer automatiquement la liste des participant

Dans les paramètres avancés de vos événements et entrées avec calendrier, vous pouvez définir si une liste des participants doit être envoyée automatiquement par e-mail avant le début. Activez l’option et définissez la date et l’heure de l’envoi automatique, l’adresse du destinataire, le format de fichier de la liste des participants (PDF ou Excel). Pour les entrées avec calendrier, vous avez également la possibilité de n'envoyer la liste des participants que s'il y en a.

La liste des participants sera automatiquement créée et envoyée à l’heure définie. Si vous définissez une date déjà passée, l’envoi sera effectué dès que possible.

Pour une entrée avec créneaux horaires, tous les créneaux d’une journée seront regroupés dans une seule liste de participants. Si aucun billet n’a été émis pour une journée, une liste de participants vide sera envoyée.

Cette fonction est uniquement disponible pour les événements et entrées avec calendrier.