Paiement par QR-facture - Aperçu

Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur la façon dont sont interreliés le mode de paiement par QR-facture et le système de bons cadeaux e-guma.

Conditions préalables

• Compte professionnel auprès de PostFinance
  Vous pouvez associer un QR-IBAN à votre compte professionnel PostFinance existant. Il est possible de lier plusieurs QR-IBAN à chaque compte. Si vous ne possédez pas de compte professionnel PostFinance, vous pouvez en ouvrir un par l'intermédiaire de ce formulaire en ligne.
• QR-IBAN
  Pour obtenir les avoirs provenant de la vente sur facture de bons cadeaux, vous aurez besoin d'un QR-IBAN séparé pour les bons cadeaux. Découvrez ici comment demander un QR-IBAN à PostFinance. PostFinace transférera chaque jour la totalité des paiements entrants de votre QR-IBAN vers votre compte professionnel.
• Imprimante
  Pour imprimer des QR-factures, vous aurez besoin d'une imprimante laser.

Frais

Avantages

• Impression automatique
  Les QR-factures sont directement générées par e-guma, ce qui élimine le besoin de remplir des papiers à la main. Les paramètres nécessaires sont déjà programmés dans e-guma.
• Vérification automatique des paiements
  Il n'est maintenant plus nécessaire de vérifier manuellement si les factures de bons cadeaux ont été payées : e-guma importe automatiquement les données de paiement depuis PostFinance. Au passage, les bons cadeaux déjà réglés sont activés de façon automatique dans e-guma.

Importation automatique des données

Déroulement

1

e-guma récupère chaque jour (du lundi au vendredi soir) les fichiers de paiement sur le serveur FDS (File Delivery Service) de PostFinance. Il s'agit d'un serveur spécial, destiné à l'échange de données. Toutes les transmissions sont chiffrées. e-guma n'a accès à votre compte PostFinace à aucun moment.

2

e-guma traite le fichier de paiement. Au passage, il active toutes les commandes de bons cadeaux payées le jour même dans votre système. e-guma actualise le statut de gestion des bons faisant partie de ces commandes, et il les ajoute au rapport des ventes. Apprenez-en plus.

3

e-guma vous envoie ensuite un e-mail contenant le rapport des notes de crédit aux paiements de bons cadeaux. Un e-mail n'est envoyé que si des bons cadeaux ont été payés par l'intermédiaire de votre QR-IBAN. Découvrez ici comment configurer l'adresse à laquelle vous souhaitez recevoir des rapports.

4

Si une erreur survient pendant le traitement des données de paiement, vous le verrez dans l'objet de l'email. Il contiendra le texte « Erreur ! Rapport de vos avoirs chez PostFinance ». Le texte de l'e-mail attirera par ailleurs votre attention sur le fait qu'une erreur s'est produite. Apprenez-en plus sur les messages d'erreur.

5

e-guma enregistre le rapport des avoirs que pouvez le télécharger à tout moment sous Comptabilité -> QR-facture -> Rapports.

Traitement des commandes de bons cadeaux dans e-guma

Dans les deux articles d'aide suivants, nous expliquons le processus étape par étape. Le traitement des commandes avec QR-facture dépend du moment auquel les bons cadeaux sont envoyés aux client(e)s. Deux choix s'offrent à vous :

• Traiter une commande - Paiement par QR-facture - Envoi simultané de la facture et du bon cadeau
• Traiter une commande - Paiement par QR-facture - Envoi du bon cadeau après paiement de la facture (paiement d'avance)

Rapport des notes de crédit

Contenu et structure du rapport d'avoirs

PostFinance transfère la totalité des paiements de facture de votre QR-IBAN vers votre compte professionnel (dans un délai de 1 jour suivant la réception du paiement, en règle générale). Le rapport d'avoirs e-guma sert de justificatif et de moyen de vérification du relevé bancaire de votre compte professionnel PostFinance.

Dans la partie supérieure du rapport d'avoirs, vous pouvez voir quand le fichier de paiement a été importé et combien de paiements (nombre et montant en CHF) ont été reçus.

Le rapport d'avoirs répertorie chaque commande de bons cadeaux payée avec la date de valeur, le montant payé et le numéro de commande. Un message vous informe de la réussite ou de l' échec de l'activation des bons cadeaux.

Télechargement du rapport d'avoirs

Le rapport d'avoirs est sauvegardé dans e-guma. Dans le menu Comptabilité -> QR-facture -> Rapports de votre système de bons e-guma, vous pouvez voir tous les rapports. Cliquez sur le bouton Télécharger le rapport pour télécharger le rapport d'avoirs au format PDF.

Messages d'erreur

Les rapports présentant une erreur de traitement sont signalés par une icône en forme de point d'exclamation dans l'aperçu des rapports mentionné ci-dessus.

Si une erreur survient pendant le traitement du fichier de paiement, vous le verrez en ouvrant le rapport d'avoirs. La commande de bons cadeaux concernée est marquée en rouge et est annotée d'un message. Apprenez-en plus sur les messages d'erreur.