Message d'erreur dans le rapport des notes de crédit

Découvrez dans cet article les raisons pouvant mener à un message d'erreur dans le rapport des notes de crédit.

La commande est dans un état incorrect

Raisons possibles

Si le rapport des notes de crédit affiche, lors d'un paiement, le message "La commande est dans un état incorrect", cela signifie que cette commande a déjà été activée manuellement par un employé de votre société (et donc validée comme payée) ou que la commande de bons cadeaux a été payée deux fois par le client à l'aide de la QR-facture.

Processus

• Recherchez la commande de bons cadeaux concernée dans la gestion des bons cadeaux
• Cliquez sur l'icône d'information pour ouvrir une page détaillant ce bon cadeau
• Déroulez jusqu'au protocolle du bon cadeau et vérifiez quelle action a été effectuée: "Le bon cadeau a été payé (manuellement)" ou "Le bon cadeau a été payé (via les informations de la QR-facture)"

Cas "Le bon cadeau a été payé (manuellement)"

L'action "Le bon a été payé (manuellement)" signifie qu'un utilisateur a cliqué manuellement sur le bouton "Activer" dans la gestion des bons. Cela a activé le bon cadeau et la définit comme payé. Nou vous conseillons de prendre contact avec le collaborateur concerné. Pourquoi le bon cadeau a-t-il été activé manuellement?

Avec le rapport des notes de crédit actuel, vous pouvez maintenant vérifier que le bon a été payé avec la facture-QR.

De plus nous vous recommandons de prendre des mesures pour qu'un remarque soit toujours ajouté lors d'une commande de bons, afin d'en assurer la tracabilité.

Cas "Le bon cadeau a été payé (via les informations de la QR-facture)"

L'action "Le bon est payé (avec fichier de paiement QR-facture)" signifie que cette commande a déjà été payée au moyen d'une facture-QR à une date antérieure. Vous pouvez vérifier ce double paiement en ouvrant le rapport des notes de crédit à la date correspondante et, si nécessaire, en vérifiant les paiements entrants sur votre compte PostFinance. Nous vous recommandons de contacter le client pour discuter de l'origine et de la raison de ces paiements multiples. Tout remboursement devra ensuite être effectué manuellement via votre service comptable.

Aucune commande n'a pu être trouvée - Les informations du client sont disponibles

Raisons possibles

• Un compte incorrect a été entré lors du paiement. Le client peut avoir déjà commandé des bons cadeaux dans votre boutique et saisi le numéro de votre compte bons cadeaux par erreur pour payer une autre facture.
• Une référence incorrecte a été entrée lors du paiement.

Déroulement

Contactez la personne qui a effectué le paiement. Si vous ne trouvez pas suffisamment d'informations sur cette personne dans le rapport des notes de crédit, vous disposez des options suivantes: 

• Vous pouvez rechercher dans la gestion des bons cadeaux pour voir si cette personne a déjà commandé des bons cadeaux et si vous disposez de plus d'informations. 
• Effectuez une demande auprès de PostFinance. Découvrez ici comment faire une demande de recherche. 

Aucune commande n'a pu être trouvée - Les informations du client ne sont pas disponibles

Pourquoi aucune information n'est disponible concernant le client? 

• L'argent a été versé directement au comptoir postal.
• La banque du client n'a pas envoyé de coordonnées à PostFinance.

Raisons possibles

• Un compte incorrect a été entré lors du paiement. Le client peut avoir déjà commandé des bons cadeaux dans votre boutique et saisi le numéro de votre compte bons cadeaux par erreur pour payer une autre facture.
• Une référence incorrecte a été entrée lors du paiement.

Déroulement

Effectuez une demande auprès de PostFinance. Découvrez ici comment faire une demande de recherche. Dès que vous avez reçu les coordonnées de PostFinance, vous pouvez contacter la personne qui a effectué le paiement.