Envoyer un message aux participants

Découvrez dans cet article comment envoyer un email à tous les participants d'un ou plusieurs événements dans e-guma. Cette fonction est particulièrement utile si vous souhaitez communiquer des informations supplémentaires aux participants ou si vous devez communiquer un report/une annulation.

Dans cet article

Envoyer un message aux participants

1
Choisissez dans la navigation Participant -> Envoyer un message aux participants.
2
Cliquez dans le coin supérieur droit sur le bouton bleu Ajouter.
3
Maintenant, un nouveau masque apparaît. Entrez dans le premier champ Description un titre compréhensible pour un usage interne.
4
Le message sera envoyé aux participants des événements sélectionnés. Plusieurs événements peuvent être sélectionnés afin de ne pas avoir à saisir un message distinct pour chaque événement ou date d'une série d'événements.

Si vous sélectionnez une entrée avec calendrier, vous serez invité à saisir une période de temps.

Pour les entrées sans calendrier la fonction Message aux participants n'est pas disponible.
5
Saisissez votre message pour les participants dans le champ Objet et dans le champ Message. Vous pouvez utiliser des caractères de remplacement, qui sont expliqués dans le tableau bleu. Pour les messages comportant plusieurs événements, les caractères de remplacement {{start_date}} ou {{start_date_and_time}} sont utiles.
6
Si vous souhaitez vous envoyer un e-mail de test à l'avance, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu Envoyer l'e-mail test; cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez saisir votre adresse e-mail ou plusieurs adresses e-mail. Enfin, cliquez sur Envoyer le test.

7
Voulez-vous qu'une copie des billets achetés soit envoyée aux participants ? Activez ensuite la fonction Joindre des billets. Si vous définissez l'option " aucun billet" pour tous les événements sélectionnés, cette option est désactivée.  

Cette option est particulièrement utile pour les événements dont les dates sont reportées ; de cette façon, vous pouvez envoyer un nouveau ticket contenant la nouvelle date à tous les participants avec votre message. Apprenez comment déplacer la date d'un événement ici.

8

Vous pouvez faire en sorte que si d'autres commandes sont passées après l'envoi des messages, le message leur soit également envoyé après la conclusion de l'achat.

9

Avant que les e-mails puissent être envoyés, vous devez confirmer que ce message n'est pas une publicité. Cette confirmation est nécessaire car des participants qui n'ont pas nécessairement donné leur accord pour recevoir une lettre d'information seront contactés. Dès que vous l'aurez confirmé, vous pourrez cliquer sur le bouton Envoyer.

10
Voici à quoi ressemble l'e-mail :
11

Il y a un ajout automatique dans le pied de page. En cliquant sur le lien Déconnexion les clients peuvent se désabonner des futurs messages.



Évaluation des messages envoyés

Une fois que les messages ont été envoyés, vous pouvez ouvrir la page d'évaluation.

L'envoi des e-mails est suivi afin que vous puissiez vérifier à tout moment si l'e-mail a été ouvert ou non. Le suivi peut ne pas être pris en charge par certains programmes de courrier électronique.

Sur la page d'évaluation, vous pouvez également définir que si d'autres commandes sont passées après l'envoi du message, celui-ci leur sera également envoyé après la conclusion de l'achat.

Messages d'erreur possibles

Lors de l'envoi du message, les erreurs suivantes peuvent se produire, qui sont notées en rouge dans le champ Statut :

  • Adresse électronique manquante (e-mail manquante)
  • Adresse électronique invalide (e-mail invalide)
  • Le client s'est désabonné des notifications (Désinscrit)

En passant la souris sur le Statut, vous obtiendrez une description plus détaillée du message d'erreur.

Si l'e-mail n'a pas été envoyé avec succès, vous pouvez le cas échéant corriger l'adresse e-mail dans les données de commande et renvoyer ensuite le message.

Historique des commandes

L'envoi du message est également affiché dans l'historique des commandes (dans l'onglet gestion des commandes).