Envoyer un message aux participants

Découvrez dans cet article comment envoyer une campagne d'e-mails manuelle dans e-guma à tous les participants ou à une sélection de participants d'un ou de plusieurs événements, ou d'une entrée avec ou sans calendrier.

Créer un nouveau message

Dans le menu de navigation, sélectionnez Participants -> Messages aux participants -> Manuel, puis cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite.

Dans le premier champ Désignation, saisissez un titre facilement identifiable pour un usage interne.

Événements

Sélectionnez l'événement souhaité. Vous pouvez sélectionner plusieurs événements.

Entrée avec calendrier

Si vous sélectionnez une entrée avec calendrier, vous devrez définir une période pour la date de début (date du billet sélectionnée). Une seule entrée avec calendrier peut être sélectionnée.

Entrée sans calendrier

Si vous sélectionnez une entrée sans calendrier, vous pouvez déterminer quels participants recevront le message en limitant la période de vente.

Toute la période de vente

Le message est envoyé à tous les clients ayant déjà passé une commande ou aux participants concernés. Le nombre total de destinataires est affiché. À titre indicatif, les dates de la commande la plus ancienne et de la plus récente sont également indiquées.

Limiter la période de vente

Utilisez les champs obligatoires Du et Au pour définir une période de vente. Le message est envoyé uniquement aux destinataires dont la commande a été effectuée pendant cette période. Le nombre total de destinataires est affiché.

Variantes de billets

Choisissez si vous souhaitez envoyer le message par défaut à Toutes les variantes de billets ou sélectionner des Variantes de billets sélectionnées. Si vous sélectionnez plusieurs événements, seule l'option Toutes les variantes de billets est disponible.

Rédiger un message

Saisissez votre communication destinée aux participants dans les champs Objet et Message. Vous pouvez utiliser les variables figurant dans le tableau.

Tester l'envoi

Si vous souhaitez envoyer un e-mail de test au préalable, cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail de test. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir une ou plusieurs adresses e-mail. Cliquez ensuite sur Envoyer le test.

Joindre les billets

Souhaitez-vous renvoyer les billets au format PDF aux participants ? Dans ce cas, activez l'option Joindre les billets. Si l'option Aucun billet est activée pour tous les événements ou toutes les entrées sélectionnés, cette option n'est pas disponible.

Pour une entrée avec SKIDATA, l'option Joindre les billets ne peut être sélectionnée que si les supports de billets E-ticket ou Retrait sur place sont disponibles. Si seuls les supports Keycard, SwissPass ou Envoi postal sont disponibles, le bouton reste désactivé. Si différents supports sont autorisés, le PDF joint contient uniquement les billets avec E-ticket ou Retrait sur place.

Envoi des messages pour les nouvelles commandes

Vous pouvez configurer l'envoi du message afin qu'il soit également envoyé après la finalisation de l'achat aux clients qui passent de nouvelles commandes après l'envoi initial. Pour une entrée sans calendrier avec l'option Limiter la période de vente, la fonction Envoi des messages pour les nouvelles commandes n'est pas disponible.

Confirmer l'envoi

Avant de pouvoir envoyer les e-mails, vous devez confirmer que ce message ne contient pas de publicité. Cette confirmation est nécessaire, car les participants sont contactés sans avoir donné leur consentement à recevoir une newsletter. Une fois cette confirmation effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer.

Un lien de désinscription figure dans le pied de page de chaque message. Les clients peuvent cliquer sur Se désinscrire pour ne plus recevoir de futurs messages.

Analyse des messages envoyés

Une fois les messages envoyés, la page d'analyse s'ouvre. L'envoi des e-mails fait l'objet d'un suivi afin que vous puissiez vérifier à tout moment si un e-mail a été délivré et/ou ouvert. Tous les logiciels de messagerie ne prennent pas en charge ce suivi.

Sur la page d'analyse, vous pouvez également activer, si cette option est disponible, l'envoi du message après la finalisation de l'achat pour les nouvelles commandes reçues après l'envoi initial. Pour une entrée sans calendrier, la période de vente sélectionnée est également affichée.

Messages d'erreur possibles

Les erreurs suivantes peuvent survenir lors de l'envoi d'un message. Elles sont indiquées en rouge dans le champ Statut :

• Adresse e-mail manquante
• Adresse e-mail invalide
• Le client s'est désinscrit des notifications

En passant la souris sur le champ Statut, une description plus détaillée de l'erreur s'affiche.

Si l'e-mail n'a pas pu être envoyé, vous pouvez, le cas échéant, corriger l'adresse e-mail dans les données de la commande, puis renvoyer le message.

Historique de la commande

L'envoi d'un message est enregistré dans l'historique d'une commande dans la gestion des commandes.