Décompter les bons cadeaux
Les bons cadeaux qui n'ont pas été validés après un certain temps peuvent être instantanément décomptés avec e-guma, par exemple chaque année le 31 décembre. Un rapport détaillé vous indique le montant total de tous les bons cadeaux décomptabilisés. Vous pouvez comptabiliser ce montant dans votre comptabilité en le passant du compte de bons cadeaux à un compte de bénéfices (revenus extraordinaires).
Les bons cadeaux décomptabilisés peuvent toujours être validés et sont mis en évidence dans le rapport des validations.
Dans cet article
- Page d'aperçu
- Radier manuellement les bons cadeaux
- Radier automatiquement les bons cadeaux
- Bons cadeaux Maison
- Bons cadeaux radiés dans la gestion des bons
- Bons cadeaux radiés dans le rapport d'encaissement
- Bons cadeaux radiés dans le rapport d'encaissement
- Bons cadeaux épuisés dans l'archive des bons
Page d'aperçu
Rapport
Rapport Excel
Rapport PDF
Radier manuellement les bons cadeaux
La radiation manuel a l'avantage d'être très flexible et vous pouvez l'effectuer à tout moment. Sélectionnez, dans le menu de votre système de bons cadeaux e-guma Comptabilité -> Radier des bons cadeaux. Cliquez en haut à droite sur le bouton bleu Radier.
Critère de radiation
Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre alors. Vous pouvez choisir entre trois critères de radiation différents :
Émis ou Expiré
Avec la première option Émis les bons cadeaux qui ont été émis avant une certaine date sont supprimés. Avec la deuxième option Expiré les bons cadeaux qui ont expiré avant une certaine date sont annulés.
Dès que vous saisissez une date, e-guma calcule immédiatement le nombre de bons cadeaux (y compris le montant total) qui seront annulés. En cliquant sur le lien Afficher un aperçu, vous pouvez télécharger une liste des bons à radier pour contrôle.
En cliquant sur le bouton bleu Radier la radiation est lancée. La radiation peut durer plusieurs minutes.
Individuellement
Avec l'option Individuellement vous pouvez saisir un code de bon par ligne. e-guma calcule immédiatement combien de bons cadeaux (y compris le montant total) seront radiés. En cliquant sur le bouton bleu Radier, la radiation est lancée. La radiation peut durer plusieurs minutes.
Radier rétroactivement
Si l'on a oublié de procéder à la radiation à la fin du mois, il est possible de procéder à une radiation rétroactive. Que se passe-t-il alors ? Pour les archives de bons cadeaux entre la date rétroactive et aujourd'hui, les bons cadeaux radiés sont supprimés.
Lors de l'énumération de la radiation sur la page d'aperçu, la date de la radiation rétroactive est affichée comme date de radiation. Sur la deuxième ligne, on peut voir à quelle date la radiation a été effectuée.
Radier automatiquement les bons cadeaux
Si vous souhaitez toujours radier vos bons cadeaux au même moment, nous vous recommandons d'activer la radiation automatique. Pour cela, sélectionnez dans le menu de votre système de bons cadeaux e-guma Paramètres -> Système de bons cadeaux. Faites défiler le menu vers le bas et activez le champ Radier les bons cadeaux automatiquement.
Date d'exécution
Vous pouvez choisir le dernier jour de chaque mois. En règle générale, les bons cadeaux sont radiés le dernier jour de l'exercice. Mais vous pouvez aussi sélectionner plusieurs mois de manière flexible.
Critère de radiation
Vous pouvez définir ici le critère de radiation ainsi que le nombre d'années. Avec la première option Émis les bons cadeaux émis il y a plus de 2 ans, par exemple, sont annulés.
Avec la deuxième option Expirés Les bons cadeaux expirés depuis plus de 2 ans sont annulés.
Notification
Vous souhaitez être averti quelques jours avant et immédiatement après la radiation ? Vous pouvez alors saisir ici la ou les adresses e-mail souhaitées.
Vous avez également la possibilité d'envoyer la notification à tous les utilisateurs disposant de droits d'administration et de comptabilité. Dans ce cas, l'e-mail est envoyé aux adresses e-mail enregistrées dans les profils d'utilisateur.
Vous recevrez un e-mail le 20 de chaque mois (à partir de 9h00). Nous vous y informerons de l'imminence de la radiation automatique. Dès que celle-ci aura été effectuée avec succès, vous recevrez une confirmation avec un rapport sur tous les bons cadeaux radiés. Vous pouvez également consulter ce rapport à tout moment sur la page d'aperçu du menu Radier des bons cadeaux.
Information sur la prochaine radiation automatique
Si vous avez activé la radiation automatique, apparait dans le menu Comptabilité -> Radier des bons cadeaux en haut, une information sur la date de la prochaine radiation automatique.
Bons cadeaux Maison
Si vous n'enregistrez pas de bons cadeaux Maison lors de l'émission, les bons cadeaux Maison sont également radiés. Dans les rapports, la colonne Maison indique s'il s'agit d'un bon cadeau Maison.
Si vous n'enregistrez pas de bons cadeaux Maison lors de leur émission ou si vous ne les réservez qu'au moment de leur utilisation, les bons Maison ne sont pas radiés.
Bons cadeaux annulés dans la gestion des bons
Bons cadeaux radiés dans le rapport d'encaissement
Bons cadeaux radiés dans le rapport d'encaissement
Dans le rapport des validations vous reconnaissez les bons cadeaux radiés grâce à un astérisque (*) derrière le code du bon. Si le rapport de validation contient des bons radiés, le total de ces bons cadeaux est visible en haut du rapport.
Pour n'afficher dans le rapport de validation que les bons cadeaux radiés, ouvrez Afficher d'autres filtres et sélectionnez Uniquement les bons cadeaux radiés.
