Organisation e-guma - Règlements mensuelle

Découvrez dans cet article comment effectuer votre règlement mensuelle pour les collaborateurs de votre organisation.

Dans cet article

Consulter le règlement

e-guma effectue automatiquement le règlement pour le mois écoulé à la fin de chaque mois. Nous vous l'enverrons par e-mail le premier jour du nouveau mois (veuillez nous contacter si vous souhaitez modifier cette adresse). Le mail contient un lien, qui vous permet d'accéder directement au nouveau règlement. Vous pouvez également sélectionner dans le menu du système de bons cadeaux e-guma Organisation -> Règlements. Cliquez pour la période de votre choix sur le bouton  Afficher.

Droit des utilisateurs
Pour pouvoir accéder au point de menu Organisation, vous avez besoin du droit d' administration. Si vous ne disposez pas de ce droit, veuillez contacter votre administrateur e-guma interne.

L'ensemble des validations et des ventes effectuées par vos collaborateurs s'affiche.
En cliquant sur le bouton Consutez le décompte, le règlement des bons cadeaux s'ouvre au format PDF. Le nombre et le montant des bons cadeaux validés/vendus par chaque collaborateur y est inscrit. Vous pouvez aussi voir à combien s'élève la commission. Veuillez vérifier ce document.

Envoyer le règlement

Pour envoyer les règlements aux différents membres, cliquez sur Organisation -> Règlements et sur le bouton Envoyer e-mail avec le règlement aux membres et confirmez le dialogue "Désirez-vous envoyer les e-mails" 

Les collaborateurs recoivent alors un mail comme suit:

Un e-mail ne sera envoyé à un membre que si des bons ont été validés ou vendus au cours du mois concerné. 

Le règlement en pièce jointe se présente comme suit:

Comprendre le règlement
Veuillez noter que toutes les règlements ne se ressemblent pas. Si un membre ne valide que des bons des cadeaux, il recevra un crédit de votre part à chaque fois. Si un membre valide et vend des bons cadeaux, il peut être amené à vous créditer. Le membre sera informé sur le relevé s'il recevra un crédit de l'organisation ou s'il devra effectuer un paiement à l'organisation.

Télécharger la liste des paiements

Vous devez effectuer un paiement aux membres qui ont un crédit à recevoir de votre organisation. Cliquez sur le bouton Rembourser pour obtenir un aperçu des ordres de paiement à effectuer. Vous pouvez télécharger le fichier des paiements au format PDF et Excel.

Ce rapport de paiement vous informe des sommes à payer à chaque collaborateur. Le numéro IBAN est aussi affiché. 

Sur la base de ces données, vous pouvez maintenant saisir et déclencher les différents ordres de paiement.

Veuillez noter que le paiement de vos collaborateurs n'est pas effectué automatiquement par e-guma. 

Fichier de paiement pain.001

Le fichier des paiements ne peut actuellement être utilisé que par des organisations suisses.
Afin de simplifier le paiement mensuel des bons validés, e-guma met à disposition les paiements sous forme de fichier de paiement pain.001. Il s'agit d'un format standard basé sur XML pour la transmission d'ordres de crédit et contient toutes les informations pertinentes pour le paiement. Vous pouvez télécharger ce fichier de paiement sur le portail en ligne auprès de PostFinance ou de votre banque.

Configuration

Pour pouvoir effectuer des paiements avec le fichier de paiement pain.001, saisissez sous Paramètres → Système de bons cadeaux dans le champ IBAN pour les paiements votre IBAN, à partir duquel les paiements doivent être effectués.

Télécharger le fichier

Sélectionnez l'entrée Fichier de paiement (pain.001 ) sous 3. Rembourser.

L'IBAN et l'adresse du membre sont nécessaires pour effectuer le virement. Si ces informations manquent pour un ou plusieurs membres, le message suivant apparaît :

Le fichier de paiement pain.001 ne contient que les paiements pour les établissements dont les données sont valides. Pour les établissements dont les données sont erronées, le virement doit être effectué manuellement.
Veuillez nous contacter si vous souhaitez utiliser le fichier de paiement pain.001 pendant la phase pilote.

Télécharger le fichier dans l'e-banking

Connectez-vous au portail en ligne de PostFinance ou de votre banque. Chez PostFinance par exemple, vous pouvez télécharger le fichier de paiement sous l'option de menu ordre de paiement électronique (OPAE). Dans la zone Transmettre OPAE, sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé dans e-guma. Confirmez ensuite en cliquant sur Transmettre.

Les versements sont maintenant validés et ensuite exécutés. Si vous avez des questions concrètes à ce sujet, veuillez vous adresser directement à votre établissement financier.

Comptabilisation

Versements pour bons validés

Pour les bons cadeaux qui ont été validés par les membres.
Comme toutes les données pour les versements sont enregistrées dans e-guma, il suffit de créer une écriture collective dans la comptabilité avec le montant total. Nous vous recommandons de comptabiliser les montants versés dans votre comptabilité de la manière suivante :
Crédit Montant Texte de l'écriture
Bons cadeaux Banque 95.- Facturation mensuelle
Bons cadeaux Produit des commissions 5.- Comptabilisation de la commission 5%

Débiteurs pour les bons vendus

Pour les bons vendus par les membres. 

Enregistrez un client pour chaque membre qui a vendu des bons. Comptabilisez en outre la commission en tant que charge.

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